Организация фестиваля является такой же крутой мечтой, как и открытие собственного бара, – можно пригласить любимые группы и наконец собрать всех друзей в одном месте. Предлагаем тебе пошаговый мануал, как это сделать.
Идея
Самое главное – ответить себе, зачем ты это делаешь и для кого. Хочешь познакомить соседей между собой? Решить наконец вопрос с парковкой во дворе? Сделать праздник для детей? Поставить в районном парке модный варкавт? Поменять имидж своего района в глазах друзей?
Постарайся сформулировать цель, задачи и целевую аудиторию максимально конкретно и записать их в отдельный файл – в будущем он станет твоим основным рабочим документом.
Безопасность
Получив положительный ответ на проведение фестиваля, ты должен оплатить работу скорой помощи и милиции. Сотрудники милиции, работающие на твоем фестивале, имеют право проводить личный досмотр участников и их вещей, вести фото-, аудио- и видеозаписи, ограничивать количество участников с учетом вместимости территории. Также советуем позаботиться о пропускном режиме, и для этого предлагаем отличный вариант — автоматический шлагбаум, который вы можете установить воспользовавшись услугами профессионалов компании “Экспресс Ворота”
Команда и сценарий
Составь простое и понятное объявление о наборе в команду организаторов фестиваля. НЕ надейся ратолько на расклейку печатных экземпляров. Найди все возможные сообщества в социальных сетях и на форумах, посвященные твоему району. Собери как можно больше активных людей, между которыми можно распределить различные зоны ответственности.
Одновременно собирай идеи по активностям от местных студий, кружков и отдельных жителей. Занятия йогой, театральное представление, мастер-класс по диджеингу – все то, что станет начинкой твоего фестиваля. Тебя поразит, что умеют делать люди, с которыми ты ежедневно стоишь в очереди за молоком.
Партнеры и спонсоры
На этом же этапе начинай искать партнеров и спонсоров. В зависимости от договоренностей, спонсоры могут взять часть денежных затрат на себя либо поддержать «продуктом»: обеспечить пакетами для мусора, воздушными шарами, карандашами и бумагой, звуковым аппаратом – всем, что может понадобиться как на подготовительном этапе, так и во время самого фестиваля.
Партнеры нужны, чтобы усилить концептуальную сторону твоего фестиваля и распространить инфу о нем среди широкой аудитории. Для этого отлично подходят общины архитекторов, урбанисты.
Согласование
Составь официальное заявление на проведение массового мероприятия и направь ее в Мингорисполком (в других городах – местный исполнительный орган). Заявление подается не позднее 15 дней до планируемой даты ивента, но, конечно, лучше начать чесаться заранее.
В заявлении нужно указать время, место, источник финансирования, планируемую численность участников (для мероприятий с участием более 1000 человек работают другие регулирования), личные данные о организаторе (ах), сценарий мероприятия.
Отдельно согласовываются визуальные материалы (баннеры, плакаты).
Чтобы получить разрешение на торговлю спиртными напитками, пивом, едой и другими товарами на фестивале, необходимо обращаться в отдел торговли Мингорисполкома .
Кроме того, нужно подписать письменное обязательство от организатора по организации и проведению массового мероприятия. Скачать шаблон заявления и обязательства можно на сайте.
Мингорисполком обязан зарегистрировать твое заявление и ответить на него в течение трех дней. В случае отказа ты можешь обжаловать решение через суд.
Помни, что до получения разрешения от Мингорисполкома распространять афиши и возвещать о фестивале в медиа и соцсетях – нельзя.