Как руководителю справиться с потоком неотложных дел?
Руководителю любого уровня приходится тратить много времени на выполнение рутинных дел: отвечать на телефонные звонки, просматривать электронную почту, читать и готовить отчеты и т. п. Кроме того, часто могут совершенно неожиданно возникать дела, которые не были запланированы. Приходится «разрываться» между выполнением разнообразных обязанностей. В итоге это становится источником стресса, а многие дела остаются нерешенными. Для правильного ведения своего дела советуем записаться на курсы бизнес-анализа для руководителей, которые проводят специалисты компании https://itea.ua/courses-itea/management/business-analysis/
В такой ситуации следует, прежде всего, успокоиться и обратиться к принципам персонального менеджмента, позволяющим правильно организовать свой труд. Дуайт Эйзенхауэр предложил принцип разделения всех дел по степени важности и срочности, который будет полезно знать каждому руководителю. Соблюдение этого принципа позволит структурировать все поступающие вопросы и сосредоточиться на решении самого главного. В соответствии с его классификацией существует четыре типа дел.
1. Срочные и важные дела. Такие дела следует выполнять в первую очередь, причем полагаться нужно на только себя, а не делегировать их решение подчиненным, которые могут неправильно понять суть поставленной перед ними задачи, что-то перепутать или вовсе позабыть о поручении. Ни в коем случае не стоит откладывать выполнение таких дел «в долгий ящик»: в момент, когда Вы все же решитесь взяться за данный вопрос, могут возникнуть непредвиденные трудности, и Вы рискуете не уложиться в срок. Кроме того, нерешенная проблема – психологический груз, от которого необходимо быстро избавиться.
2. Срочные, но менее важные дела. Поскольку они не являются такими важными, как дела первой группы, их выполнение можно поручить другому лицу, выполнять их в спешке самому нерационально.
3. Менее срочные, но важные дела. Они могут подождать своего решения, но рано или поздно они перейдут в разряд срочных. Чтобы не допустить аврала, необходимо установить сроки выполнения для таких дел. Также следует перепроверить, насколько важна задача, и, если это возможно, делегировать ее решение сотрудникам.
4. Менее срочные и менее важные дела. Такие дела необходимо своевременно сортировать, чтобы они не отнимали Ваше внимание, а все, что с ними связано, не загромождало рабочее пространство, и в дальнейшем поручать конкретным исполнителям.
Попробуйте и Вы отнести все поступающие в течение рабочего дня вопросы к одной из этих четырех групп и действовать в соответствии с принципом Эйзенхауэра. Возможно, Вам удастся оптимизировать свое рабочее время. Помните, что грамотное распределение рабочего времени – показатель профессионализма менеджера.